Bảo hành sản phẩm là một khâu hậu mãi mà bên bán hàng, nhà sản xuất khi bán hàng cam kết khắc phục các lỗi sản phẩm của mình trong một số trường hợp, trong một thời hạn nhất định. Hiện nay, hầu như các hoạt động bán hàng doanh nghiệp luôn kèm theo các cam kết bảo hành sản phẩm cho khách.

Tùy theo điều khoản bảo hành, tùy từng trường hợp mà doanh nghiệp có xuất hóa đơn về chi phí bảo hành sản phẩm hay không.

Hình nhức bảo hành hiện nay chủ yếu là bảo hành xuất linh kiện thay thế, sửa chữa và bảo hành sản phẩm theo dạng đổi hàng.

1.    Hình thức bảo hành xuất linh kiện thay thế, sửa chữa:

Trường hợp bảo hành sản phẩm khi bị lỗi như sửa chữa, thay thế các bộ phận hư hỏng (xuất linh kiện, phụ tùng thay thế) trong sản phẩm đã bán thì bên bán sử dụng các giấy tờ sau để đưa vào chi phí bảo hành hợp lý như sau:

-    Phiếu xuất kho linh kiện, phụ tùng thay thế

-    Phiếu bảo hành và biên bản giao nhận thiết bị thay thế có ký nhận của bên mua và bên bán

Lưu ý: Phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu: tên, địa chỉ người được bảo hành, sản phẩm được bảo hành theo hóa đơn bán hàng số, ngày tháng xuất hóa đơn bán hàng
Tại Điều 3 thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định các trường hợp phải xuất hóa đơn như sau:

"Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)"

Như vậy, trường hợp xuất hàng, linh kiện bảo hành sản phẩm hàng hóa không thuộc các trường hợp nêu trên; bởi bảo hành mang tính hoàn thiện sản phẩm, chỉ xảy ra khi sản phẩm bị lỗi trong thời hạn còn bảo hành. Cần phân biệt bảo hành thay mới sản phẩm bị lỗi và bảo hành xuất linh kiện, phụ tùng sửa chữa

2.    Hình thức bảo hành sản phẩm theo dạng đổi hàng:

Tại điểm 2.4, phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định:

"Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có).

Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.”

Đây là trường hợp hàng bán trả lại và bên bán xuất sản phẩm khác thay thế. Nếu hợp đồng có qui định về bảo hành, khi hàng hóa bị hư hỏng không sửa chữa được, phải xuất đổi lại hàng thì mua xuất hóa đơn trả hàng (nếu là cá nhân không có hóa đơn thì bên bán thu hồi hóa đơn); đồng thời bên bán khi xuất hàng mới thay thế thì phải xuất kèm hóa đơn (tương ứng với sản phẩm mới) theo đúng quy định.

Hai bên căn cứ hóa đơn trả hàng, hóa đơn mới để kê khai, điều chỉnh số thuế GTGT trong ký kê khai thuế kế tiếp và điều chỉnh số tiền thanh toán (nếu giá trị sản phẩm mới không tương đồng).

Lưu ý:  Trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa có thu tiền của khách hàng thì phải lập hóa đơn, tính, kê khai và nộp thuế theo quy định.